Organizacion de Eventos y Planificacion de Bodas

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Preparativos para la boda

Una vez anunciado el compromiso, lo habitual es comenzar con los preparativos de la boda que, generalmente, llevan un par de meses. Una buena planificación y un cronograma de las actividades hará que el éxito final esté prácticamente asegurado.

Uno de los aspectos más delicados al respecto, y uno de los primeros acerca de los que se debe tomar una decisión, es la repartición de los gastos entre las dos familias implicadas. Tradicionalmente, esta distribución era delimitada de la siguiente manera:

• Gastos que corrían por cuenta de los padres o la familia de la novia:
  - El ajuar personal.
  - El vestido de novia.
  - La fiesta.
• Gastos que debía sufragar el novio:
  - El ajuar propio.
  - Los muebles y avíos de la casa.
  - Cualquiera que demande la ceremonia civil.
  - La decoración, música, trámite y propinas de la ceremonia religiosa.
  - Los medios de transporte para los principales miembros de ambas familias.
  - El viaje de bodas o luna de miel.

En la actualidad, la repartición de los gastos se encuentra flexibilizada, eso complica la cuestión, ya que ninguna decisión está implícita. En general, es la capacidad económica de cada familia lo que prima a la hora de dividir los costos de la celebración de un matrimonio. 

Comenzar con los preparativos

Lo primero que se hace es elegir y luego conseguir fecha y hora, ya que una vez confirmado el día puede pensarse un cronograma y armar todo en función de él.
Para el casamiento por civil, lo más conveniente es iniciar los trámites con un mínimo de cuatro meses de anticipación.
La ceremonia religiosa también debe preverse con antelación.

Planificar el festejo

Una vez obtenida la fecha de casamiento se comenzará a buscar el lugar de festejo. Si bien puede realizarse en la casa paterna de alguno de los contrayentes, en general se lleva a cabo en salones destinados a tal fin. Esta elección conlleva varios factores: costo, capacidad y accesibilidad.
Costo: por supuesto, el salón en cuestión debe ser de un valor monetario accesible para quienes vayan a pagarlo.
Capacidad: si bien a esta altura no se tendrá aun la lista definitiva de asistentes, el listado tentativo permitirá hacerse una idea bastante aproximada de la cantidad de gente que concurrirá y, por lo tanto, del espacio necesario.
Accesibilidad: tener en cuenta que ciertos lugares, por más bonitos que resulten, si se encuentran lejos de las principales vías de acceso, no constituyen la mejor opción. En este sentido, no debe olvidarse la comodidad de los invitados. De ninguna manera, llegar hasta el lugar de la boda debe constituirse en un incordio.
Una vez elegido el lugar se pactará allí mismo el servicio de catering, la musicalización del evento y los detalles referidos a tan importante festejo. 

Trabajar con un asesor de bodas

Hasta hace poco, requerir los servicios profesionales de un organizados de bodas se consideraba un lujo o se tomaba simplemente como solicitar los servicios de una secretaria social. Sin embargo, en los últimos tiempos, más parejas han comenzado a recurrir a este tipo de ayuda.
Se puede pensar en contar con los servicios de un asesor de bodas si:

• Resulta imposible dedicar al menos 12 horas semanales para hacer el trabajo ustedes mismos, y el doble de este tiempo a medida que se acerque la boda
• Planean invitar a más de cien personas.
• La fiesta se hará en una casa, un jardín, un loft, un museo u otro lugar en donde no se cuenta con servicios profesionales de celebración de eventos.
• La boda se celebrará en un lugar al que es preciso viajar.

El mejor momento para contratar a un asesor de bodas es al inicio del proceso. Muchas veces, sin embargo, se puede contratar al asesor en cualquier otro momento, para que se ocupe de ciertos asuntos específicos o para que dirija los eventos en el día mismo de la boda.
Los asesores de bodas cobran sus honorarios de formas variadas, que incluyen tarifa fija, tarifa por horas o porcentaje. Se puede contratar los siguientes tipos de asesores, dependiendo de la cantidad de ayuda que se requiera:

Organizador de evento: Se ocupa del proceso entero. Esta persona se encargará de definir el estilo de la boda. Es quien se entiende con los proveedores y será el contacto en todas las etapas del proceso. Aunque un buen organizador de evento tendrá siempre en cuenta el estilo sugerido por los clientes, también esperará que le den rienda suelta a su ingenio creativo. Este tipo de ayuda es ideal para parejas con poco tiempo y bastante dinero.

Coordinador general: Este tipo de asesor puede recomendar proveedores, acompañar al cliente a citas y negociar contratos. Luego programará y supervisará los eventos del día de la boda. Conviene contratar a un coordinador general cuando se quiere estar al mando de la planeación pero se necesita ayuda durante el proceso.

Asesor para el día de la boda: Este tipo de asesor intervendrá por lo general un mes antes de la fecha programada para la boda. En esta etapa del proceso supervisará todo lo relacionado con los proveedores, se asegurará de que todo los detalles estén en orden y se ocupará del cronograma y su ejecución en el día de la boda. Esta opción funciona muy bien para aquellas parejas que se pueden hacer cargo de muchos de los asuntos pero que desean contar con la colaboración de una persona que supervise el desarrollo sin contratiempos de la boda.

Asesor por horas: Si se requiere un asesor únicamente para intercambiar unas cuantas ideas o para que se ocupe de un aspecto específico de la boda, como buscar la orquesta o el lugar de recepción, contratar a un asesor por horas es una buena manera de invertir sólo el dinero necesario.

Recomendante: Algunos profesionales se ocupan únicamente de recomendar proveedores, tales como banqueteros, floristas y fotógrafos. Aunque no cobran por este servicio, sí reciben una comisión por parte del proveedor al que se han recomendado. De cualquier modo, su ayuda puede ser bastante útil.